Các doanh nghiệp khi mới chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thường gặp nhiều vấn đề vướng mắc. Nhưng không phải ai cũng biết các giải quyết các vướng mắc như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ nêu ra một số khúc mắc thường gặp về hóa đơn điện tử và cách xử lý, doanh nghiệp có thể tham khảo.
Giải đáp một số vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Thay đổi các chỉ tiêu không bắt buộc trên hoá đơn có phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế hay không?
Trường hợp Công ty đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, trên hóa đơn có chỉ tiêu (không thuộc tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn) khi có thay đổi thì Công ty không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
Ví dụ: Sau khi công ty phát hành hóa đơn điện tử, trên hóa đơn có chỉ tiêu thông tin ngân hàng, nay Ngân hàng thay đổi tên ngân hàng dẫn đến thay đổi thông tin tên ngân hàng trên hóa đơn thì công ty không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
2. Lưu hóa đơn điện tử dưới dạng tập tin điện tử theo quy định, cụ thể là tập tin dạng PDF, XML hay như thế nào?
Theo quy định của cơ quan thuế, hiện nay chưa có quy định về định dạng file hóa đơn điện tử, do đó Công ty có thể lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML.
3. Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định là lưu trữ như thế nào?
Căn cứ Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.
Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp thì Công ty thực hiện lưu trữ các tập tin hóa đơn điện tử, các hóa đơn này là căn cứ để Công ty thực hiện kê khai nộp thuế theo quy định.
4. Hoá đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?
Về nguyên tắc hóa đơn điện tử phải bắt buộc có ngày ký – Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018.
5. Các doanh nghiệp chỉ có hoạt động kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (khám chữa bệnh, dạy học, sản xuất phần mềm) và thuộc diện không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng có phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay không?
Các doanh nghiệp là cơ sở kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh, dạy học, bán phần mềm), vì vậy doanh nghiệp phải sử dụng HDĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Mặc dù kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế và không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng nhưng doanh nghiệp vẫn cần xác định phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (là phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp) để xác định loại HĐĐT sử dụng khi đăng ký sử dụng hóa đơn. Trường hợp phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp là phương pháp khấu trừ thì doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử. Trường hợp phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp là phương pháp trực tiếp thì doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử.
